Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов БПОУ«Омский многопрофильный техникум»

 Бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Омской области

"Омский многопрофильный техникум"

Регистрационный номер № 39

УТВЕРЖДАЮ Директор БПОУ ОМТ ______________С.В. Евсеев «18» сентября 2015г. приказ № 129 (в редакции Приказа №129 от 18.09.2015)

 

 

 

 

 

                                         

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов

БПОУ «Омский многопрофильный техникум»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Омск

 

РАССМОТРЕНО                                                                                  ПРИЛОЖЕНИЕ

на Педагогическом совете

Протокол № 8                                                                                       к Приказу №129

от 18   05   2015г.                                                                                  от   18   09    2015г

 

 

 

Положение
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов

 БПОУ«Омский многопрофильный техникум»

 

1.1. Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся является локальным нормативным актом  БПОУ «Омский многопрофильный  техникум» (далее —  БПОУ ОМТ, техникум) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов.

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с:

• Федеральным Законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»
• Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ
• Правилами приема

1.3.   Положение обязательно к применению во всех структурных
подразделениях БПОУ ОМТ, ответственных за формирование, ведение
и хранение личных дел студентов (приемная комиссия), секретарь учебной части.                                   

В обеспечении документооборота ответственные подразделения обязаны соблюдать установленные настоящим Положением сроки (Приложение 1).

1.4.   Сведения, содержащиеся в материалах личного дела обучающихся,
относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией.

При передаче персональных данных обучающихся необходимо соблюдать следующие требования:

• не сообщать персональные данные обучающихся третьей стороне без
  письменного       согласия       обучающихся,       за       исключением               случаев,       когда       это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью студента, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;
• не сообщать персональные данные студента в коммерческих целях без его письменного согласия;
• предупредить лиц, получающих персональные данные обучающихся, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные студента, обязаны соблюдать режим конфиденциальности;
• разрешать доступ к персональным данным обучающихся только специально уполномоченным лицам техникума, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные обучающихся, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
• не запрашивать информацию о состоянии здоровья студента, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности получения обучающимися образовательных услуг.

1.5.   Документы из личного дела обучающихся или их копии могут быть
выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном порядке, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры, миграционной службы и других. Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации. Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от директора техникума.

Оригиналы документов, из личного дела обучающихся выдаются по описи. При этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа.

1.6.   Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение,
обработку и защиту персональных данных обучающихся, несут дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую,        административную  и          уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами. Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований также возлагается на администрацию учебного заведения.

1. Состав документов личного дела

 2.1.      Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения об обучающемся в техникуме. Каждое личное дело формируется в одной папке по алфавиту. На обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя, отчество (например, № 25/2015(И) – означает, что обучающийся внесен  в алфавитную книгу под № 25 в 2015 году на букву  «И»).

2.2.      В состав личного дела студента входят следующие документы:

• заявление на имя директора о приеме в БПОУ ОМТ;
• ксерокопия документа, удостоверяющая личность, гражданство;
• документ об образовании и (или) документ об образовании о квалификации государственного образца (подлинник или копия, заверенная в нотариальном порядке или в БПОУ ОМТ)
• фотографии размером 3×4;
• выписки из приказов (номер и дата приказа) о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении и т.д., относящиеся к данному студенту;
• заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному студенту, в том числе академическая справка;
• студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении);
• обходной лист (вкладывается при отчислении);
• копия диплома и приложения к нему, выданные БПОУ ОМТ.

1. Формирование личных дел

 3.1.      На каждого поступающего в техникум в Приемной
комиссии заводится личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о приеме документов с указанием полного перечня всех сданных им документов.

3.2.      К моменту передачи личного дела обучающегося из Приемной комиссии в учебную часть оно должно содержать следующие документы:

• Документ об образовании и (или) документ об образовании и о квалификации
• Фото 4 штук 3×4
  • ксерокопия документа, удостоверяющая личность, гражданство;

При зачислении студента для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого учебного заведения, его личное дело формируется секретарем учебной части, в котором дополнительно должно быть предусмотрена академическая справка.

Личные дела (с копиями документов) абитуриентов, не зачисленных в число студентов, расформировываются и уничтожаются работниками Приемной комиссии в течение недели до начала учебного года.

1. Ведение личных дел в период обучения

 4.1.Во время обучения студентов ответственность за ведение их личных дел возлагается на секретаря учебной части, в должностные обязанности которого входит работа с личными делами.

4.2. Оформление студенческих билетов и зачетных книжек  возлагается на секретаря учебной части  и (или) куратора группы .

Зачетные книжки подписываются директором техникума и заверяются печатью БПОУ ОМТ. Личному делу, студенческому билету и зачетной книжке студента присваивается один и тот же унифицированный номер. При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в Журнале регистрации выданных документов. В случае утраты студенческого билета или зачетной книжки студенту выдается новый документ с отметкой «дубликат», который сохраняет порядковый номер утерянного.

При отчислении студента из БПОУ ОМТ студенческий билет и зачетная книжка сдаются в учебную часть для приобщения в личное дело.

4.3. При переводе студента внутри учебного заведения с одной основной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других   изменениях   студенту сохраняется   зачетная   книжка,   в   которую   вносятся соответствующие   исправления,   заверенные   подписью   директора   и                печатью.   На личном деле делается отметка о соответствующем приказе.

4.4.      При восстановлении студента, отчисленного из техникума,
продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело
студента включается заявление о восстановлении на имя директора, на личном деле делается отметка о соответствующем приказе, копия приказа о восстановлении. Студенту выдается зачетная книжка, имеющаяся в личном деле.

4.5. При отчислении обучающегося из БПОУ ОМТ в личное дело вносятся:

• отметка о приказе об отчислении;
• студенческий билет и зачетная книжка;
• копия аттестата (об основном общем образовании или о среднем общем образовании)); копия академической справки (при досрочном отчислении);
• копия документа об образовании, полученного в БПОУ ОМТ, и приложение к нему (при отчислении в связи с окончанием обучения);
• копия документа об образовании, предоставленного студентом на момент
  зачисления в БПОУ ОМТ (в случае если в деле хранился подлинник).
• оформленный обходной лист.

1. Хранение личных дел

 5.1. В период поступления и обучения студента в БПОУ ОМТ  его личное   дело   хранится   в   учебной   части.   Доступ   к   личным   делам           имеет   секретарь учебной   части, отвечающий     за     ведение   и     хранение     личных   дел обучающихся.

5.2. Право доступа к документам личного дела обучающегося также имеют: директор, заместитель  директора, социальный педагог, куратор группы  и сотрудники приемной комиссии. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией директора.

5.3. Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения директора и уведомления сотрудника, ведущего личные дела. Допускается изъятие только копий имеющихся документов.

5.4. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порчи личного дела и формируется новое личное дело.

5.5. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных до окончания нормативного срока обучения в техникуме, производит секретарь учебной части, выполняя следующие операции:

5.5.1. Вложение в личное дело следующих документов:

• отметка о приказе об отчислении;
• копию академической справки, аттестата (об основном общем образовании), аттестата о среднем  общем образовании;
• оформленный обходной лист;
• студенческий билет;
• зачетную книжку;

5.5.2. Выдачу документа государственного     образца          об        образовании, представленного     при   поступлении   в     техникуме,     под   подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;
5.5.3. Хранение личного дела до передачи его в архив техникум.
5.5.4. Передача личных дел в архив техникума.

5.6. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных в связи с окончанием БПОУ ОМТ, производит секретарь учебной части, выполняя следующие операции:

-вложение в личное дело документов в связи с отчислением:

• отметка о приказе, об окончании обучения в техникуме;
• заверенную копию диплома с приложением;
• оформленный обходной лист;
• студенческий билет;
• зачетную книжку.
• закрытие личного дела с вложением листа-заверителя;
• хранение личного дела до передачи его в архив БПОУ ОМТ;
• составление акта и описи на передачу личных дел в архив техникума;
• передачу личных дел в архив БПОУ ОМТ.

5.7. Личные дела студентов, отчисленных из техникума, передаются на хранение в архив техникума. Передача личных дел в архив осуществляется по акту в начале календарного года общим списком.

5.8. Для передачи личных дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Зачетная книжка и студенческий билет нумеруются каждый одним листом.

5.9. Личные дела студентов, отчисленных в связи с окончанием обучения, сдаются в архив в сшитом состоянии. Личные дела досрочно отчисленных студентов сдаются в архив сшитые на скоросшивателе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

Сроки производства и передачи документации в личное дело студента

 

№	Виды работ с документами	Ответственный исполнитель	Сроки производства
1	Оформление личного дела абитуриента	Приемная комиссия	В период работы Приемной комиссии
2	Передача личных дел зачисленных абитуриентов в учебную часть	Приемная комиссия	За 14 дней до начала учебного года
3	Проверка полноты содержания личных дел, присвоение номеров	Учебная часть	В течение 14 дней до начала учебного года
4	Оформление студенческих билетов	Учебная часть	Сентябрь
5	Оформление зачетных книжек	Учебная часть	Семестр
10	Подготовка личного дела к сдаче в архив: проверка комплектности документов, полноты и правильности их заполнения	Учебная часть	1 месяц после отчисления
11	Прием личных дел в архив	Архив	1 месяц после отчисления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Лист регистрации изменений

 

Номер изменения	Номера листов			Основание для внесения изменений	Подпись, расшифровка подписи	Дата введения изменения
	замененных	новых	аннулированных